Checkliste für Ihr erstes Geschäftsjahr

Ihre Firma ist im Handelsregister eingetragen – herzliche Gratulation!

Im ersten Jahr stehen einige Entscheide an, die sich später nur schwer korrigieren lassen. Hier finden Sie die zehn wichtigsten Punkte, mit den Regeln, die heute gelten, und unseren Erfahrungen aus der Praxis.

1. Spesen und Belege

Das müssen Sie wissen

Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Eine elektronische Aufbewahrung ist erlaubt – Sie müssen Papierbelege also nicht zusätzlich im Ordner behalten, wenn die digitale Ablage vollständig und unveränderbar ist.
Spesen brauchen einen Beleg und eine Abrechnung: Datum, Betrag, Zweck und bei Bewirtungen die Teilnehmenden.
Bei einer GmbH oder AG zahlt die Firma Ihnen Spesen zurück oder verbucht sie als Guthaben auf dem Kontokorrent Konto.
KI Tools nutzen um den Aufwand zu reduzieren. Dafür gibt es spezielle Spesen App. Sie können aber auch einen eigenen Workflow einrichten:
- Spesenbeleg fotografieren
- Spesenbeleg per Mail an Ihr Posteingang senden
- Posteingang automatisieren mit Ablage des Spesenbeleges in einem separaten Ordner
- Automatisierung nutzen um Spesenbelege auszulesen und in ein Excel abzufüheln
- Excel-Buchungsbeleg in die Buchhaltung importieren oder manuell verbuchen

Praxis-Tipp

Das Problem ist selten das Wissen, sondern die Disziplin: Nach drei Monaten liegt ein Stapel Quittungen auf dem Bürotisch. Mit KI geht das heute deutlich einfacher – Beleg fotografieren, Datum, Betrag, MWST und Kategorie werden automatisch ausgelesen und in eine Spesenabrechnung übertragen. Wichtig ist, dass das einmal sauber eingerichtet wird: Welche Kategorien brauchen Sie, wie kommt die Abrechnung in die Buchhaltung, und wo liegen die Belege datenschutzkonform? Wer Spesen einmal pro Monat abrechnet, hat beim Abschluss keine Lücken.

2. Sozialversicherungen

Das müssen Sie wissen

Sie erhalten von der Sozialversicherung die Aufforderung zum Anschluss bei einer Ausgleichskasse (AHV).
Mehr zur Registrierung finden Sie in unserem Beitrag AHV.
Unfall (UVG) - obligatorisch ab dem ersten Arbeitstag
Pensionskasse auch Berufliche Vorsorge (PK oder BVG) obligatorisch ab einem Jahreslohn welcher jährlich durch den Gesetzgeber bestimmt wird.
Krankentaggeld (KTG) - freiwillig aber ohne Versicherung zahlt die Firma im Krankheitsfall den Lohn selbst weiter. Die Lohnfortzahlungsfrist richtet sich nach den verschiedenen Lohnskalen.

Praxis-Tipp

Viele Gründer schätzen vorsichtig tief – und erhalten zwei Jahre später eine hohe Nachzahlung. Liegen die Akonti mindestens 25 % unter den definitiven Beiträgen, kommt zusätzlich ein Verzugszins dazu (Art. 41bis AHVV).
Melden Sie der Ausgleichskasse deshalb, sobald Ihr Einkommen deutlich von der Schätzung abweicht – dazu sind Sie ohnehin verpflichtet (Art. 24 AHVV).

3. Lohn, Darlehen und Dividenden

Was, wenn am Anfang das Geld fehlt?

Das ist die häufigste Frage in den ersten Monaten. Sie haben mehrere Möglichkeiten:

Tiefer starten und erhöhen: Legen Sie anfangs einen bescheidenen Lohn fest und erhöhen Sie ihn, sobald die Aufträge laufen. Prüfen Sie gem. den gesetzlichen Bestimmungen ab wann Sie den Lohn bei der Pensionskasse versichern lassen müssen.
Lohn buchen, später auszahlen: Der Lohn wird abgerechnet, aber erst ausbezahlt, wenn Geld da ist. Die Firma schuldet ihn Ihnen so lange. Achtung: Die Sozialabgaben sind trotzdem fällig und die Eigenkapitalsituation im Auge behalten.
Vorübergehend kein Lohn: In der Startphase möglich, wenn Sie von Ersparnissen leben, beachten Sie aber die Lücken und dass Sie trotzdem versichert bleiben.

4. MWST - Pflicht oder freiwillig

Das müssen Sie wissen

Pflicht ab CHF 100'000 Umsatz pro Jahr (ESTV). Für Neugründungen gilt: Ist absehbar, dass Sie diese Grenze in den ersten 12 Monaten erreichen, sind Sie von Anfang an steuerpflichtig (Art. 14 Abs. 3 MWSTG). Wer das verpasst, muss die MWST rückwirkend bezahlen – meist ohne sie den Kunden noch verrechnen zu können.
Freiwillig: Auch unter CHF 100'000 können Sie sich unterstellen (Art. 11 MWSTG), mindestens für ein Jahr. Bei hohen Investitionen lohnt sich eine saubere Prüfung im Voraus.
Der Saldosteuersatz gilt als die einfache Lösung. Das stimmt aber nicht immer: Wer im ersten Jahr viel investiert, verschenkt damit die Vorsteuer auf diesen Investitionen. Und die Wahl bindet: Die Saldosteuersatzmethode müssen Sie mindestens ein Jahr beibehalten, und wer effektiv abrechnet, kann frühestens nach drei Jahren zum Saldosteuersatz wechseln. Rechnen Sie beide Varianten mit Ihren geplanten Zahlen durch, bevor Sie sich anmelden.
Infos zur Registrierung finden Sie in unserem Beitrag MWST.
Ausland Lieferungen und Dienstleistungen stellen eine besondere Herausforderung dar - informieren Sie sich über die Bezugssteuer und Vorsteuern.

Lohnt sich die freiwillige Unterstellung?

Spricht dafür:

Sie können die MWST auf Ihren Startinvestitionen (Einrichtung, Fahrzeug, IT) als Vorsteuer zurückfordern.

Ihre Kunden sind Firmen, die selbst MWST-pflichtig sind. Für sie spielt die MWST keine Rolle.

Sie wirken gegenüber Geschäftskunden etablierter.

Spricht dagegen:

Ihre Preise werden für Privatkunden um den MWST-Betrag teurer – oder Ihre Marge sinkt.

Mehr Aufwand: Abrechnungen, Fristen, korrekte Rechnungen.

Sie sind mindestens ein Jahr gebunden.

5. Kurzes oder langes erstes Geschäftsjahr?

Das müssen Sie wissen

Grundsätzlich muss in jedem Kalenderjahr ein Abschluss erstellt werden – ausser im Gründungsjahr. Der erste Abschluss muss also spätestens am 31. Dezember des Folgejahres sein. Wer im Januar gründet, kann so ein erstes Geschäftsjahr von fast 24 Monaten haben. Die länge ist jedoch von Kanton zu Kanton unterschiedlich geregelt, informieren Sie sich über die Bestimmungen von Ihrem Sitzkanton.
Bei GmbH und AG steht der Abschlusstermin meist in den Statuten. Wer ihn später verschieben will, braucht dazu einen Beschluss der Gesellschafter bzw. Aktionäre.

Was spricht wofür?

Langes erstes Geschäftsjahr:

Ein Abschluss weniger: weniger Aufwand und Kosten.

Hohe Anlaufkosten werden direkt mit den ersten Gewinnen verrechnet.

Kurzes erstes Geschäftsjahr:

Sie haben früh verlässliche Zahlen – wichtig für Bank, Investoren oder Kreditgesuche.

Sie merken früh, ob Preise und Kosten stimmen.

Die Steuern werden früher definitiv – bei einem langen Jahr kommt die erste Veranlagung spät und oft auf einen Schlag.

6. Keine Steuer-Überraschung

Das müssen Sie wissen

Solange noch kein Abschluss vorliegt, stellt das Steueramt eine provisorische Rechnung – bei Neugründungen oft auf Basis einer Schätzung. Die definitive Rechnung folgt erst nach dem ersten Abschluss und der Steuererklärung.
Juristische Personen können ihren erwarteten Gewinn und ihr Kapital online melden, damit die provisorische Rechnung angepasst wird.
Bei vielen Kanton gilt: Wer zu wenig angezahlt hat, bezahlt Zins auf der Differenz – wer zu viel angezahlt hat, erhält einen Zins gutgeschrieben.

Praxis-Tipp

Legen Sie jeden Monat einen festen Anteil Ihres Gewinns für die Steuern zur Seite, am besten auf einem separaten Konto. Wie viel das ist, können Sie mit dem Steuerrechner abschätzen. Und: Melden Sie dem Steueramt Ihren erwarteten Gewinn, sobald Sie ihn einigermassen kennen. Eine realistische provisorische Rechnung ist für Ihre Liquidität angenehmer als eine grosse Nachzahlung mit Zins.

7. Erster Abschluss – selbst oder mit Profi?

Das müssen Sie wissen

Ein Abschluss ist mehr als der Saldo der Buchhaltung. Diese Punkte entscheiden über Ihren Gewinn – und damit über Ihre Steuern:

Thema

Abschreibungen

Bewertung Warenlager

Debitoren

Abgrenzungen

Rückstellungen

Gründungskosten

Worum es geht

Fahrzeuge, Maschinen, IT verlieren an Wert. Die Eidgenössische Steuerverwaltung gibt vor, welche Sätze steuerlich akzeptiert werden.

Das Lager wird per Stichtag inventarisiert und bewertet. Steuerlich ist eine Reserve auf dem Warenlager zulässig.

Offene Kundenrechnungen werden geprüft; für unsichere Forderungen darf eine Wertberichtigung gebildet werden.

Aufwand und Ertrag gehören in das Jahr, in dem sie entstehen – nicht in das Jahr der Zahlung (z.B. Versicherungsprämien im Voraus, Dezember-Rechnungen, die im Januar kommen).

Für absehbare Kosten wie Steuern, Garantiearbeiten oder Prozessrisiken.

Notar, Handelsregister, Beratung – sie können im ersten Jahr als Aufwand verbucht werden.

Praxis-Tipp

Viele Gründer führen ihre Buchhaltung im ersten Jahr selbst – das ist gut möglich. Beim Abschluss lohnt sich aber ein zweiter Blick: Abschreibungen, Reserven und Abgrenzungen sind Spielräume, die Sie nutzen dürfen. Wer sie nicht kennt, zahlt oft mehr Steuern als nötig. Und Fehler im ersten Abschluss ziehen sich durch die folgenden Jahre.

8. Pflichten von Geschäftsleitung und Verwaltungsrat

Das müssen Sie wissen

Die Jahresrechnung muss innert 6 Monaten nach Abschluss von der Gesellschafter- bzw. Generalversammlung genehmigt werden.
Revision: Firmen mit weniger als 10 Vollzeitstellen können auf die Revision verzichten (Opting-out), wenn alle Gesellschafter zustimmen (Art. 727a OR).

9. Transparenzregister

Das müssen Sie wissen

Neu gegründete GmbH und AG müssen ihre wirtschaftlich berechtigten Personen künftig im Transparenzregister melden. Das Gesetz soll voraussichtlich Ende Oktober 2026 in Kraft treten. Alles dazu in unserem Beitrag Transparenzregister.

10. Buchhaltung extern oder intern - Kosten check

Das müssen Sie wissen

Viele Gründer machen die Buchhaltung selbst, weil sie einen Treuhänder für teuer halten. Mit digitaler Belegverarbeitung ist das oft günstiger als gedacht – vor allem, wenn Sie Ihre eigene Zeit mitrechnen.

Die Kosten setzen sich aus drei Teilen zusammen

Buchhaltungssoftware

Belegverarbeitung

Treuhandberatung, Abschluss,
Steuererklärung

monatliches Abo

pro verbuchtem Beleg, automatisch erfasst und geprüft oder manuell durch Sie.

nach Aufwand

ab CHF 0 für Startups, sonst ab CHF 25 pro Monat

Richtwert CHF 1.80 pro Buchung.

Stundensätze in der Schweiz meist zwischen CHF 120 und 250

Ein Rechenbeispiel

Eine kleine GmbH mit rund 50 Belegen pro Monat:

Belegverarbeitung: 600 Belege × CHF 1.80 = rund CHF 1'100 pro Jahr
Software: im ersten Jahr oft kostenlos, danach rund CHF 300 pro Jahr
Dazu kommen Abschluss und Steuererklärung nach Aufwand.

Zum Vergleich: Laut dem Vergleichsportal Gryps kostet ein Treuhänder für eine kleine GmbH mit zwei Mitarbeitenden insgesamt meist CHF 1'500 bis 3'800 pro Jahr (Gryps).

Und Ihre eigene Zeit?

Wer 50 Belege pro Monat selbst erfasst, abgleicht und ablegt, braucht dafür schnell zwei bis drei Stunden – also 25 bis 35 Stunden im Jahr. Diese Zeit fehlt für Kunden und Aufträge. Dazu kommt das Risiko von Fehlern, die später beim Abschluss teuer korrigiert werden müssen.

Praxis-Tipp

Treuhand- und Softwarekosten sind geschäftlicher Aufwand und reduzieren Ihren steuerbaren Gewinn.
Fragen Sie nach einer Offerte mit klarer Aufteilung: Was ist fix, was läuft nach Aufwand? So wissen Sie vorher, womit Sie rechnen müssen.
Sie müssen nicht alles auslagern: Viele Gründer erfassen Rechnungen selbst und holen sich nur für Abschluss, MWST und Steuern Unterstützung.