Prozess Spesenapp
Der Spesenprozess mit dem Spesenapp von Run my Accounts läuft in folgenden Schritten ab.
«Schritt für Schritt- Anleitung»
1. Spesenbeleg erfassen
Der Spesenbeleg wird direkt über die Spesen-App fotografiert und übermittelt.
Wie einfach das funktioniert, zeigt
unsere «Schritt für Schritt- Anleitung».
2. Warten auf automatische Belegverarbeitung
Run my Accounts verarbeitet den Beleg nun automatisch innerhalb von höchstens fünf Arbeitstagen. Sobald der daraus generierte Buchungsvorschlag vorliegt, wird dieser im 3. Schritt durch den Mitarbeitenden geprüft und genehmigt.
3. Spesen einreichen
Nachdem die automatische Belegverarbeitung gemäss Schritt 2 abgeschlossen ist, erscheint der Beleg in der Spesen-App des Mitarbeitenden unter «Freigabe». Nun muss der von Run my Accounts erstellte Buchungsvorschlag geprüft werden. Sind alle Angaben (wie z. B. Betrag und Datum) korrekt, muss der Mitarbeitende den Beleg einreichen, damit die Spesen verbucht und ausbezahlt werden.
Für den Mitarbeitenden ist der Prozess nun abgeschlossen.
👆Wichtig:
Bereits in diesem Schritt erscheint der Beleg in der Buchhaltungssoftware im Spesentool automatisch mit dem Status "Warten auf Genehmigung". Der Spesenadministrator kann den Beleg ebenfalls einreichen, falls der Mitarbeitende dies vergisst – es sei denn, es ist gewünscht, dass dieser Schritt ohnehin zentral vom Administrator übernommen wird.
4. Spesen prüfen und freigeben
Nach dem Einreichen wechselt der Beleg in den Status "Eingereicht". Nun prüft der Spesenadministrator den Beleg und entscheidet über das weitere Vorgehen.
Mehrere Belege können gleichzeitig ausgewählt werden (Häkchen setzen). Über den Pfeil oben rechts werden die Belege nacheinander geöffnet und können bearbeitet werden.
5. Zahlungs-Aktion auswählen
Nach dem Öffnen des Belegs können unter "Aktionen" folgende Möglichkeiten gewählt werden:
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Jetzt verbuchen, später auszahlen
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Der Beleg wird verbucht und erhält den Status "Bereit zur Auszahlung". Diese Variante eignet sich, wenn mehrere Spesen gemeinsam zur Auszahlung vorbereitet werden sollen.
Sobald die Auszahlung effektiv erfolgen soll, muss bei dieser Option zwingend Schritt 6 durchgeführt werden.
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Jetzt verbuchen und auszahlen
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Der Beleg wird verbucht und gleichzeitig eine Zahlung erstellt, welche ins E-Banking geladen wird.
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Jetzt verbuchen
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Der Beleg wird lediglich verbucht. Es wird keine Zahlung erstellt, sondern der Betrag dem Kontokorrent des Mitarbeitenden gutgeschrieben. Die Auszahlung erfolgt später, beispielweise zusammen mit dem Lohn oder mittels einer manuellen Sammelzahlung (monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich)
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Ablehnen & löschen
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Der Beleg wird abgelehnt. Der Mitarbeiter muss die Spesen anschliessend erneut erfassen und einreichen.
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Wurde die Ausgabe mit der Firmenkreditkarte bezahlt, kann für diesen Beleg keine Auszahlung vorbereitet werden.
👉 Alternativ können direkt in der Übersicht über die drei Punkte die Aktionen aufgerufen werden.
6. Sammelzahlungen auslösen - bei Option «Jetzt verbuchen, später auszahlen»
Wurde die Option "Jetzt verbuchen, später auszahlen" gewählt, erscheinen die Belege anschliessend im Stauts "Bereit zur Auszahlung. Auch hier können wieder mehrere Belege gleichzeitig ausgewählt werden. Anschliessend können sie entweder über den Pfeil oben rechts geöffnet und ausbezahlt werden oder direkt über die drei Punkte zur Auszahlung verarbeitet werden.
